Poglavlje 7

Zaštita arhivske građe i podataka

Digitalna arhivska građa je neprocjenjiva — jednom izgubljena, ne može se vratiti. Naučite kako pravilno praviti sigurnosne kopije i zaštititi osjetljive podatke od gubitka, krađe i oštećenja.

Svaki digitalizovani dokument, baza matičnih knjiga ili administrativni fajl zahtijeva sistematsku zaštitu. U ovom poglavlju ćete naučiti osnovno pravilo sigurnosnog kopiranja, pravilno imenovanje fajlova i siguran način slanja osjetljivih dokumenata.

Pravilo 3-2-1

Zlatni standard za sigurnosno kopiranje podataka. Ako ga pratite, Vaši podaci preživjet će kvar diska, ransomware napad ili fizičku nesreću.

3

Tri kopije

Uvijek imajte najmanje tri kopije podataka — jednu radnu i dvije sigurnosne kopije.

2

Dva medija

Čuvajte kopije na dva različita medija — npr. server i eksterni disk ili cloud servis.

1

Van lokacije

Jedna kopija mora biti van zgrade — u slučaju požara, poplave ili krađe opreme.

⚠️ Samo jedna kopija na istom računaru ili serveru nije dovoljno. Kvar diska, ransomware ili nestanak struje može uništiti i radnu kopiju i backup istovremeno.

Sigurno upravljanje dokumentima

Pravilno imenovanje i siguran prijenos dokumenata smanjuju rizik od gubitka ili neovlaštenog pristupa.

Pravila imenovanja fajlova

Koristite konzistentan obrazac imenovanja za sve digitalne dokumente. Preporučeni format:

YYYY-MM-DD_kategorija_opis.ext

  • Datum na početku omogućava hronološko sortiranje
  • Izbjegavajte razmake — koristite donje crte (_) ili crtice (-)
  • Ne koristite posebne znakove: č, ć, š, ž, đ u imenima fajlova
  • Primjer: 2025-03-15_maticna_knjiga_skeniranje.pdf

Slanje osjetljivih dokumenata

Nikada ne šaljite osjetljive dokumente nezaštićenim kanalima. Pridržavajte se sljedećih pravila:

  • Koristite šifrovane e-mail servise ili službene platforme za razmjenu
  • Zaštitite PDF ili ZIP fajlove šifrom (lozinkom) prije slanja
  • Šifru (lozinku) dostavite primaocu drugim kanalom (npr. telefonom)
  • Nikada ne šaljite osobne podatke građana putem besplatnih servisa (Gmail, Yahoo)
🚫 Slanje matičnih podataka ili JMBG-a putem društvenih mreža ili nezaštićenog e-maila je kršenje zakona o zaštiti ličnih podataka.